Escribe Christian Privat, Socio Antut Advisors
La documentación y respaldo de las transacciones económicas son esenciales para cumplir con las obligaciones tributarias y evitar problemas que puedan afectar la estabilidad del negocio.
La administración tributaria (AT) exige que cada operación refleje su naturaleza y propósito, y que pueda ser reconstruida ante una fiscalización. En muchas empresas, especialmente pequeñas y medianas, las transacciones se convierten rápidamente en flujos de caja sin el soporte documental adecuado, lo que puede resultar en ajustes tributarios o sanciones.
Por ello, es crucial establecer una estructura de respaldo que permita demostrar cada operación como si se tratara de una auditoría en tiempo real.
LEA TAMBIÉN BlackRock: precio de bitcoin podría llegar US$ 700,000, ¿invertirán las AFP en este activo?
Para que una transacción tenga validez tributaria, debe cumplir con ciertos criterios. Es vital contar con documentación completa que incluya órdenes de compra, contratos, facturas y correos electrónicos que evidencien la negociación. Además, los registros contables y administrativos deben estar debidamente documentados en el momento de la transacción, asegurando su integridad y trazabilidad mediante sistemas de gestión confiables.
También es importante verificar la identidad de la contraparte, asegurando que el proveedor o cliente tenga actividad lícita y su existencia sea comprobable, ya que la AT presta especial atención a operaciones con empresas sin actividad real.
La razonabilidad de los montos involucrados es otro factor clave. Valores que se alejan del mercado pueden ser cuestionados, por lo que es necesario contar con análisis que justifiquen su validez económica. Cumplir con las normativas contables y fiscales es fundamental, asegurando que la clasificación de ingresos y gastos sea adecuada y que la información reportada sea coherente con las obligaciones tributarias.
Más allá del cumplimiento normativo, una documentación adecuada es una estrategia de protección empresarial. La falta de respaldo puede comprometer el principio de empresa en marcha y afectar la confianza de inversionistas. Los directorios y consejos consultivos deben supervisar que las transacciones estén correctamente documentadas y sean sostenibles, garantizando que la empresa esté preparada para responder ante requerimientos.
Para mejorar la sustentación de las transacciones, es necesario fomentar una cultura organizacional enfocada en el cumplimiento tributario, realizar auditorías internas periódicas para identificar deficiencias, capacitar al personal en la correcta documentación de operaciones y automatizar procesos mediante software de gestión que garantice la trazabilidad y seguridad de la información.
Estas acciones reducen el riesgo fiscal y refuerzan la transparencia y credibilidad, asegurando la sostenibilidad del negocio.
LEA TAMBIÉN UIF fiscalizará a fondos privados y empresas de factoring: efecto en inversionistas
