No más reuniones excesivas. Así parece ser el pedido de muchos ejecutivos en América Latina y el Perú. Y es que, si bien estas actividades apuntan a mejorar los procesos y definir planes, pueden llegar también a restar productividad si se realizan de manera muy frecuente y, sobre todo, sin herramientas que sistematicen estas sesiones, en un contexto en el cual cada vez más pasos son simplificados e inclusive automatizados con herramientas tecnológicas aplicadas a las actividades laborales, según el informe “La Transformación Digital del Lugar de Trabajo en América Latina” de Zoho Corporation. Conozca los detalles.
Joel Flores, director de Cuentas Corporativas para Latam en la multinacional tecnológica Zoho Corporation, informó que el grado de maduración digital de las empresas en Perú se ubica en la tercera posición (nivel 2.a o estandarizado) o a mitad de tabla entre cinco países de habla hispana en dicha región, considerando indicadores de “lugar de trabajo” y de “rendimiento”.
“Perú está creciendo muy fuerte en la parte de la digitalización de procesos y en la digitalización de herramientas y, por lo tanto, de tareas en el ‘lugar de trabajo’. No solamente vemos que tiene grandes áreas de oportunidad, sino que las está identificando y atacando”, comentó a Gestión.
MADUREZ DIGITAL DE LOS ESPACIOS DE TRABAJO EN PAÍSES DE AMÉRICA LATINA (Fuente: Zoho Corporation).
Sin embargo, en línea con el nivel de digitalización, el indicador de productividad (dentro del ámbito del rendimiento) de los espacios laborales en Perú llega solo a una madurez “moderada”, al igual que en los demás países (excepto Chile). En ese resultado, el informe destaca que la sobrecarga de reuniones y la falta de herramientas de gestión estructurada estarían jugando en contra.
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Y es que, en América Latina y el Perú, más del 65% de los empleados encuestados considera que las reuniones excesivas reducen su productividad, lo que sugiere la necesidad de revisar la frecuencia y el formato de estos encuentros. La falta de estructura en las reuniones puede llevar a una pérdida de tiempo significativa, lo que afecta la capacidad de los colaboradores para concentrarse en sus tareas principales.
“En Latinoamérica culturalmente nos gustan las reuniones. Pasamos una buena cantidad del día en ellas y las extendemos, hablamos, comentamos. Es un tema cultural. Frente a ello, el aspecto a abordar es la optimización de tiempos, costos y ganancias”, reconoció Flores.
Ante esa situación, recordó que las herramientas digitales permiten ahora no solo desarrollar reuniones remotas, sino también establecer tiempos límite, generar transcripciones, resúmenes e inclusive sugerencias para mejorar la productividad.
MADUREZ DIGITAL DE EMPRESAS POR INDICADORES CLAVE (Fuente: Zoho Corporation).
Bajo empleo de herramientas de estructuración de labores
Si bien la mayoría de los empleados cuestiona el exceso de reuniones, tampoco emplea tecnologías para hacer más eficientes estas actividades. Y es que, según el informe de Zoho Corporation, menos del 20% de los trabajadores en América Latina y el Perú utiliza herramientas que les ayuden a estructurar sus labores, como tableros de control de proyectos para dar seguimiento a sus tareas.
Así, se observa una dependencia de métodos tradicionales que terminan dificultando la gestión eficiente de sus labores, aumentando la posibilidad de errores y disminuyendo la visibilidad del progreso en los proyectos.
“Hoy en día las herramientas ya las tenemos y ya ni siquiera son de alto costo. Hay herramientas de bajo costo, pero es un asunto cultural al menos en América Latina”, declaró Flores.
En el entorno laboral de América Latina, la gestión del tiempo y las herramientas digitales empresariales juegan un papel clave en la productividad de los empleados. Sin embargo, muchas organizaciones de la región aún enfrentan desafíos en la implementación de estrategias eficaces para optimizar la eficiencia en el trabajo.
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Procesos en las empresas: ¿manuales o digitales?
En términos generales, una gran cantidad de las empresas latinoamericanas prefiere seguir realizando sus procesos de forma manual y sin el apoyo de herramientas digitales. Así, no solo terminan comprometiendo su productividad, sino que también generan una fuente potencial de errores humanos.
De esa manera, dentro del indicador de procesos y herramientas en el “lugar de trabajo”, Argentina aparece como el país más relegado, pues el 48% de los encuestados manifestó que gestionan sus tareas internas de forma manual, seguido de Colombia (46%), Perú (44%) y México (43%).
La realización de tareas manuales contrasta con la baja cifra de compañías que están apostando por la automatización de procesos y por la utilización de herramientas digitales para gestionar sus tareas. En ese ámbito, Perú es el tercer país que más usa (26%) ese tipo de herramientas, superado por Chile (30%) y México (28%). Y en la adopción de la automatización, las firmas de nuestro país también aparecen a mitad de tabla, con 13%.
PROCESOS Y HERRAMIENTAS EN PUESTOS DE TRABAJO EN EMPRESAS. (Fuente: Zoho Corporation).
“Hay procesos que evidentemente se pueden automatizar, y hay otros procesos que dentro de la misma automatización requieren pues algunos pasos manuales, pero también hay procesos que tendrían que seguir manteniendo cierta interacción o decisión humana. En ese caso, hablamos de la madurez del conocimiento de los procesos. Una vez que la tengamos, podemos decidir qué vamos a digitalizar y hasta dónde los vamos a digitalizar o automatizar”, anotó Flores.
Así, mencionó que hay una correlación entre la delegación manual y la automatización. Mientras la primera es menor, la segunda tiende a crecer.
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Madurez digital de las empresas en América Latina
En el referido estudio de la tecnológica india Zoho Corporation, México y Chile muestran el mayor grado de maduración digital de los espacios de trabajo con puntajes de 61.3 y 60.7, respectivamente. En ese sentido, presentan un nivel “estructurado” de digitalización.
Para Flores, esos resultados reflejan una mayor madurez en la definición de procesos operativos, no solamente a nivel de documentación, sino también en actualización. Y es que, una vez transitadas esas etapas, se puede identificar qué parte del proceso se puede automatizar.
“Hay empresas que identifican muy bien esos procesos y se van hacia la parte de digitalización; o hay otro tipo de empresas que identifican las nuevas tecnologías e innovaciones, y de esas, ven qué tanto podrían ellos invertir para adoptarlas dentro de sus procesos y volverse más competitivas”, explicó.
Perú, en el tercer lugar de los países de habla hispana en América Latina con mayor madurez digital, destacó en el pilar de colaboración (empleo de aplicaciones que permiten tener una comunicación más eficiente, una mejor gestión de tareas y una mayor trazabilidad de las solicitudes), al igual que casi todos los demás países, menos Argentina.
“Eso no solo nos dice que hay grupos en las empresas del Perú que van identificando sus propios procesos y que van adoptando herramientas para satisfacer las necesidades de cada equipo interno, sino que también han identificado que hay necesidades globales, como el mejor empleo de correo electrónico, que sigue siendo la herramienta número uno de las empresas”, añadió.
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CIFRAS DEL ESTUDIO DE MADUREZ DIGITAL
Sectores. Firmas de tecnología en América Latina tienen un mayor nivel de madurez digital frente a otros sectores.
Seguridad. En empresas peruanas, el cumplimiento de protección de datos alcanza al 33%.
IA. El 18% de empresas de América Latina usa inteligencia artificial para crear contenido.
FICHA TÉCNICA:
Muestra: cerca de 500 empleados profesionales en América Latina.
Tamaños de empresas: desde pequeñas hasta grandes y corporativas.
Técnica: entrevistas virtuales.
Trabajo de campo/publicación: 2024/2025.
Responsable: área de investigación de mercados de Zoho Corporation.
