Prepárese para el éxito aprendiendo a dominar los pasos que necesita tomar antes de una reunión más formal, para estar preparado.
Paso 1: saber por qué se realiza una reunión
El primer paso que debe dar es preguntarse: ¿Por qué realizo esta reunión (la reunión más formal) en primer lugar?
Toma de decisiones. ¿Esta reunión nos ayudará a producir una dirección?
Identificación de soluciones creativas y coordinación de acciones. ¿Esta reunión dará a la gente la oportunidad de compartir sus ideas y perspectivas?
Intercambio de información unidireccional. ¿Esta reunión ayudará a aclarar problemas o ayudará con la formación de equipos?
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Paso 2: elaborar una agenda clara
Si ha confirmado que vale la pena celebrar su reunión, es hora de comenzar a trabajar en la agenda.
Identificación de los puntos de su agenda. Use su propósito para crear un esquema de lo que desea cubrir durante la reunión. Puede ser útil armar una lista de preguntas que le gustaría que le respondieran.
Por ejemplo, supongamos que se está preparando para una reunión para discutir el inicio de un nuevo proyecto. He aquí una lista de preguntas que quizás desee abordar:
- ¿Cuáles son los objetivos clave de esta reunión (es decir, establecer las normas del equipo, formas de trabajo, cadencia de comunicación, etc.)?
- ¿Cuáles son los principales entregables e hitos del proyecto? ¿Cuáles son las decisiones específicas o puntos de inflexión?
- ¿Cuáles son los riesgos y desafíos potenciales que podemos enfrentar?
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Ahora, identifique la cantidad de tiempo que necesita asignar a cada una de estas preguntas, teniendo en cuenta que tendemos a subestimar cuánto tiempo nos llevará hacer las cosas. Este proceso también le ayudará a determinar la duración total de la reunión.
Asignación de un “propietario” a los puntos de su agenda Una vez que haya definido los elementos de su agenda, determine quién debe asistir a la reunión y por qué. ¿Qué papel jugarán en su reunión?
Muchos líderes invitan participantes en exceso para ser inclusivos, pero esto en realidad puede conducir a una disminución de la productividad y a la fatiga de reuniones. Al decidir quién debe asistir, pregúntese:
- ¿Quiénes son las partes interesadas clave que deben incluirse? Estas pueden ser representantes de un grupo que se verá directamente afectado o aquellas que tienen el poder de vetar una decisión que se toma.
- Si el objetivo de la reunión es tomar una decisión, ¿quiénes son los que toman las decisiones? ¿Está invitando a las personas que tienen la última palabra y autoridad sobre el tema?
- ¿Se necesita a todos en mi lista para ayudar a pensar en una solución o coordinar acciones? Hacer esta pregunta lo ayudará a identificar a los participantes que deben participar en cada etapa de la reunión.
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Paso 3: preparar sus puntos de conversación
Una vez que haya concretado la agenda y solicitado comentarios de sus compañeros, el siguiente paso es informarse sobre el tema de la reunión, centrándose en cómo se ha discutido en su organización en el pasado (si corresponde).
Este es un paso crucial, ya que puede estar tratando con un tema que ha sido discutido o intentado por equipos anteriores.
Revise cualquier documentación que esté disponible para usted. También debe consultar con colegas que tengan conocimientos sobre el tema para asegurarse de que está operando con la información más actualizada disponible. Utilice esta información para preparar sus puntos de conversación.
Pregúntese: ¿Qué ideas son esenciales para mí para transmitir en esta reunión? ¿Cómo puedo transmitir mis puntos de forma clara y concisa? ¿Qué preguntas puede plantear el grupo que yo pueda anticipar y responder?
Por Jenny Fernandez, Kathryn Landis y Julie Lee
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