Medidas legales para seguridad jurídica de acuerdos aprobados en sesiones no presenciales en contexto del COVID-19

En el contexto actual del Estado de emergencia declarado por el gobierno de Perú y prorrogado inclusive hasta la fecha por las circunstancias que afectan la vida de las personas por el COVID-19, resulta necesario identificar las medidas legales que se deben considerar para resguardar la eficacia de la convocatoria y la celebración de reuniones societarias, así como para otorgar seguridad jurídica a los acuerdos corporativos que en dichas reuniones sean aprobados, considerando la relevancia e impacto que tienen en el crecimiento y desarrollo de los negocios.

Es así como a partir de la publicación del Decreto Supremo No 044-2020-PCM, los órganos corporativos de las sociedades peruanas se han adaptado ante las medidas sanitarias implementadas progresivamente.

En este sentido, con el objetivo de contribuir a la adopción eficaz de acuerdos societarios, a continuación, se detallan las medidas legales que se deben considerar:

1. Base legal para convocatoria y celebración de sesiones no presenciales:

Mediante la Ley N° 31194, publicada el 14 de mayo del 2021, se habilitó a los órganos de las sociedades realizar sesiones no presenciales con la misma validez que las sesiones presenciales a través de medios electrónicos u otros de naturaleza similar, de conformidad con lo establecido en su estatuto. De esta forma, se garantiza la identificación, comunicación, participación, ejercicio de derechos de voz y voto y el correcto desarrollo de la sesión. De igual manera, la mencionada ley habilita la convocatoria por medios electrónicos u otros de naturaleza similar que permitan la obtención de la constancia de recepción.

La segunda disposición de esta ley permite la celebración de sesiones no presenciales, inclusive cuando el estatuto social no establezca dicha posibilidad, debido a la vigencia de un régimen de excepción en el que se suspende el ejercicio de derechos constitucionales que impiden la realización de sesiones presenciales como el estado de emergencia nacional vigente.

2. Contenido mínimo de las actas de las sesiones no presenciales:

Con el fin de documentar el cumplimiento de las disposiciones señaladas en la base legal previamente identificada y otorgar seguridad jurídica a los acuerdos corporativos adoptados en dichas sesiones, las actas que se elaboren deben mencionar como mínimo: el órgano que sesionó; la fecha, hora de inicio y de conclusión de la sesión; el nombre completo y número de documento de identidad de quienes actuaron como Presidente y Secretario; el nombre completo y número de documento de identidad de los asistentes, los puntos de agenda debatidos en la sesión; los acuerdos adoptados con indicaciones del sentido de los votos; los medios utilizados para la celebración y ejercicio de los derechos de voz y voto; y la mención expresa de la base legal que habilita la convocatoria y celebración de sesiones en forma no presencial.

3. Procedimientos formales adicionales para acuerdos inscribibles ante Registros Públicos:

Las sociedades cuentan con sustento legal previamente enunciado para asegurar ante los Registros Públicos la inscripción oportuna de los acuerdos que adopten sus órganos corporativos en sesiones no presenciales. Lo anterior les otorga la predictibilidad necesaria respecto de la procedencia de sus solicitudes registrales y cumplimiento de los plazos de inscripción.

Ello resultará aplicable, por ejemplo, en acuerdos societarios como: nombramiento, revocatoria o modificación de facultades previamente otorgadas a sus apoderados; aumentos o reducciones de capital social y modificación parcial de estatuto social; nombramiento de miembros del directorio y gerentes; disolución y liquidación; entre otros.

En consecuencia, las medidas legales previamente expuestas tienen el objetivo de adoptar acuerdos corporativos eficaces y oportunos. De esta forma, en virtud de la práctica corporativa peruana y durante el contexto sanitario actual, los de mayor incidencia son: la aprobación de ingreso a financiamientos con términos y condiciones particulares del contexto COVID-19 como el acceso al Programa Reactiva Perú, la reducción de capital social y distribución de dividendos como medida para otorgar liquidez a los accionistas; los aumentos de capital mediante nuevos aportes o capitalización de préstamos para reforzar la situación patrimonial y en consecuencia sus indicadores para el ingreso a nuevas relaciones comerciales con entidades privadas y públicas; la modificación de estatutos sociales para alinearse a las disposiciones que habilitan la convocatoria y la celebración de reuniones societarias en forma no presencial y el ejercicio de los derechos de voz y voto no presenciales de forma permanente y no únicamente durante la vigencia del Estado de emergencia nacional y, finalmente, la adopción de acuerdos de disolución y liquidación, entre otros.